1. What is the purpose of this Notice?
Your basic personal data has been provided to us by you in connection with the referral made by you for a
position at Exadel Hungary Kft. (registered seat: 1051 Budapest, Széchenyi István tér
7-8.; Reg. No.:
01-09-409926; hereinafter: “Exadel” or “Company”) in the framework of Exadel’s External Referral
Program.
Exadel qualifies as a “data controller” in the context of its processing the personal data of the persons
making
referrals in the External Referral Program. The objective of the Company is processing all such personal data in
accordance with applicable data privacy laws and to ensure the protection of the rights of the data subjects in
manner that is secure and free from discrimination.
The purpose of this privacy notice (“Notice”) is to help the persons making referral in the framework of
the
Company’s External Referral Program to understand what kind of personal data is collected, for what purpose and
how such data is processed by the Company; further, also the rights of the Company and the recommenders in
connection with such data processing.
2. What is “personal data” and “processing of personal data”?
The term “personal data”, as used in this Notice, is any piece of information that, either on its own or
together with any other pieces of information, can be traced back to a living individual, and any other data that
qualifies as personal data in accordance with the law applicable to the Company.
This Notice covers all personal data that is in any form considered processed under the relevant law in relation
to you as a Recommender, including personal data that is kept, stored, collected, transferred, disclosed or
otherwise handled.
3. What kind of personal data will Exadel process and with what purpose?
3.1 The Company will process personal data only for the purposes for which such data was collected, as set out
below. The personal data will be stored and processed manually and with the help of electronic devices.
The Company has taken appropriate technical, administrative, physical and procedural protection measures for the
protection of personal data in its use and possession in order to ensure that such personal data is protected
against misuse, unauthorized access, publication, corruption, modification and destruction.
3.2 We collect, the personal data below about you during the implementation of the External Referral Program. If
you fail to provide certain information when requested, we will not be able to progress your referral.
Information provided by you when referring a Candidate and providing the personal data for payment in the
External Referral Program: your full name, date of birth, tax ID, your contact information (phone number and
email
address, place of residence and correspondence address), your bank account number.
3.3 We use your personal data for the following purposes:
- assess your referral under the External Referral Program and implement it, and
- fulfil our obligations under the External Referral Program.
- We will also use your information to comply with legal and regulatory requirements.
- If needed, we will also use your personal data to deal with disputes and accidents and take legal or other
professional advice.
3.4 Sources of personal data:
Your personal data is provided by you, or created by us during the process.
3.5 We process your data on the following legal bases:
We use your personal data because (a) processing is necessary for the performance of a contract (i.e. the
External Referral Program), including (i) in order to contact you in connection with the implementation of the
External Referral Program, (ii) to conduct the External Referral Program (among others, assess your
recommendation, administer and pay out the referral bonus); or (b) we or a third party have a legitimate interest
to do so: (e.g. to deal with disputes and accidents and take legal or other professional advice).
3.6 How we use special personal data:
We do not use special personal data in respect of the implementation of the External Referral Program.
3.7 You are not obliged to participate in it, and there is neither statutory, nor contractual obligation to
provide personal data in respect of the External Referral Program. However, in case of insufficient information or
if you do not provide the required personal data, we may not be in a position to process your application properly
or at all. It could also happen that we may not be able to meet our legal obligations.
4. Persons having access to your personal data and information that we share:
Personal data will only be available to authorized employees holding a position that requires them to process
personal data to perform their work (as specified in Schedule 1). These employees will only be granted access in
accordance with the principle of “least privilege”, meaning that they will only have access to personal data that
is strictly necessary for the purpose of the processing to perform their work.
Apart from them, we will only share your personal information with the following third parties for the purposes
of processing your application: (1) the person who you referred, and (2) regulators and competent authorities, if
necessary. We will also share personal data within our group for the purposes of administration, accounting and
reporting purposes.
5. Retention of your information:
We will not store or process personal data for a period longer than necessary to fulfil the data processing
purposes or as prescribed or allowed by applicable laws. Accordingly, when the purpose has been fulfilled in
relation to a specific type of personal data, we will stop using the personal data for that purpose and, if the
same data is not relevant for any other purpose, delete the relevant personal data as soon as reasonably
possible.
Accordingly, we will retain your personal information for the duration of the administration of the External
Referral Program, the recruitment process of the Candidate referred by you and for the length of any applicable
limitation period for claims which might be brought against us later, as applicable.
6. Where your information will be held:
The transmission of your personal data will primarily take place within the territory of the European Union. In
the event that personal data is transferred to a country which offers a lower level of protection for personal
data than the protection ensured by authoritative data protection regulations in the European Union, then the
Company shall, in accordance with the mandatory laws regarding data transmission, take all necessary measures in
order to ensure that the data recipient undertakes the protection of personal data in accordance with the
authoritative data protection regulations in the European Union.
7. Your rights:
You have several rights when it comes to your personal data. These rights are summarized below. Please note
that, under applicable law, these rights may be qualified, for example, where your information is being used in
legal proceedings. Please contact the Privacy Coordinator (as specified in Schedule 1) if you have any questions
in this regard.
a) Right to access and rectification
You have the right to request access to the personal data relating to you. This includes the right to be informed
whether or not personal data about you is being processed, what personal data is being processed, and the purpose
of the processing. We do not have to provide your personal data if this would adversely affect the rights and
freedoms of others. You also have the right to rectify or add personal data if the personal data is inaccurate or
incomplete.
b) Right to erasure (“right to be forgotten”)
You have the right to request that your personal data be erased in certain cases, e.g., if the personal data is no
longer necessary for the purposes for which it was collected and no other legal grounds exist for continuing to
process such data, if the processing is unlawful, or the personal data has to be erased in order to enable the
Company to comply with a legal requirement. Please note that we could reject your request if the processing is
permitted or required according to law or any other relevant legal ground.
c) Right to object and restriction of processing
You are also entitled to object to certain processing or request that the processing of the personal data be
restricted such as if you believe the personal data may not be correct, if you believe the processing is unlawful,
or if you believe that Company no longer needs the personal data for the purposes stated in this Notice.
d) Right to data portability
You are also entitled to request that personal data about you that you yourself have provided, if such personal
data is being processed with your consent or in accordance with a contract between you and Company, be provided to
you in a structured, commonly-used and machine-readable format and you may also request that such personal data be
transmitted to another controller, if this is technically feasible.
e) How do I make use of my rights?
If you want to make a request in relation to the processing of your personal data, please contact the Privacy
Coordinator (as specified in Schedule 1). Please note that we will contact you and ask you to confirm your
identity to ensure that we do not disclose your personal data to any unauthorized person, and that we may ask you
to specify your request before we perform any actions.
8.What should I do if I have any complaints?
If you have any complaints about the way in which the personal data is being processed, or would like further
information, please contact the Privacy Coordinator (please see in Schedule 1). You can also make a complaint about
the data processing to the relevant data privacy supervisory authority or, without prejudice to the aforementioned
legal remedies, you are also entitled to seek judicial remedy. In the interests of achieving an efficient and fast
resolution to the dispute, we ask you to submit your request of complaint first to the Company before turning to
the authorities.
How will the Company act when receiving a request?
Once we have confirmed your identity, we will handle your request in relation to your personal data accordance
with applicable laws. Please note that even if you object to certain processing of personal data, we may still
continue this processing if permitted or required to do so by law, for example to enable us to fulfil legal
requirements, administer the employment or fulfil obligations under a contract with you.
I have read and understood the above Notice in connection with the processing by the Company of my personal data.
Schedule 1
- Privacy Coordinator:
| Name: |
Etelka Katona |
| Contact details: |
+36 30 823 0784 |
- Positions authorized to process personal data:
| Position: |
IT Department |
| Position: |
HR Department |
| Position: |
Recruitment Department |
- Supervisory Authority and contact details:
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
| address: |
1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11 |
| P/O box: |
1363 Budapest, Pf.: 9. |
| phone: |
+36 (30) 683-5969; +36 (30) 549-6838; +36 (1) 391 1400 |
| fax: |
+36 (1) 391-1410 |
| e-mail: |
[email protected] |
| homepage: |
http://www.naih.hu/ |
Please note that you can find further contact details of the national data privacy authorities inside of the EU under
the following
website.
1. A jelen Tájékoztató célja
Az Ön alapvető személyes adatait Ön adta meg nekünk az Exadel Külső Ajánlási Programja keretében az Exadel Hungary Kft. (székhelye: 1051 Budapest, Széchenyi István tér 7-8.; cégjegyzékszám: 01-09-409926; továbbiakban: Exadel vagy Társaság) pozíciójára az Ön által tett ajánlással összefüggésben.
Az Exadel „adatkezelőnek” minősül a Külső Ajánlási Programban ajánló személyek személyes adatainak kezelése során. A Társaság célja, hogy az összes ilyen személyes adatot az alkalmazandó adatvédelmi jogszabályokkal összhangban kezelje, és gondoskodjon az érintettek jogainak biztonságos és megkülönböztetéstől mentes védelméről.
A jelen adatvédelmi tájékoztató (továbbiakban: Tájékoztató) célja, hogy tájékoztassa a Társaság Külső Ajánlási Programja keretében ajánló személyeket a Társaság által gyűjtött személyes adatok köréről, ezen adatok kezelésének céljáról, valamint a Társaság és a résztvevők ezen adatkezeléssel kapcsolatos jogairól.
2. Mi minősül „személyes adatnak” és a „személyes adatok kezelésének”?
A jelen Tájékoztatóban használt „személyes adat” kifejezés minden olyan információ, amely önmagában vagy más információkkal együtt visszavezethető valamely élő személyre, valamint minden más olyan adat, amely a Társaságra vonatkozó jogszabályok szerint személyes adatnak minősül.
A jelen Tájékoztató kiterjed minden olyan személyes adatra, amely a vonatkozó jogszabályok értelmében Önnel mint ajánlóval kapcsolatban bármilyen formában kezeltnek minősül, beleértve a nyilvántartott, tárolt, gyűjtött, továbbított, nyilvánosságra hozott vagy más módon kezelt személyes adatokat is.
3. Milyen személyes adatokat kezel az Exadel és milyen célból?
3.1 A Társaság a személyes adatokat kizárólag az adatgyűjtés céljaira dolgozza fel, az alábbiakban meghatározottak szerint. A személyes adatok tárolása és kezelése manuálisan és elektronikus eszközök segítségével történik.
A Társaság megfelelő technikai, adminisztratív, fizikai és eljárási védőintézkedéseket tett a használatában és birtokában lévő személyes adatok védelme érdekében, hogy az ilyen személyes adatok védve legyenek a visszaéléssel, a jogosulatlan hozzáféréssel, a nyilvánosságra hozatallal, a megrongálással, a módosítással és a megsemmisítéssel szemben.
3.2 A következő személyes adatokat gyűjtjük Önről a Külső Ajánlási Program végrehajtása során. Ha kérésünkre sem ad meg bizonyos adatokat, akkor nem tudunk foglalkozni az ajánlással.
Az Ön által javasolt Jelölt ajánlásakor és a Külső Ajánlási Program szerinti fizetéssel kapcsolatos személyes adatok megadásakor rendelkezésre bocsátott adatok: az Ön teljes neve, születési ideje, adóazonosítója, elérhetőségei (telefonszám és e-mail-cím, lakóhely és levelezési cím) és bankszámlaszám.
3.3 Az Ön személyes adatait a következő célokra használjuk:
- a Külső Ajánlási Program keretében az Ön ajánlásának értékelése és feldolgozása, valamint
- a Külső Ajánlási Program szerinti kötelezettségeink teljesítése.
- Az Ön adatait a jogi és szabályozási követelményeknek való megfelelés érdekében is felhasználjuk.
- Szükség esetén az Ön személyes adatait viták rendezésére, balesetek kezelésére és jogi vagy egyéb szakmai tanácsadás igénybevételére is felhasználjuk.
3.4 A személyes adatok forrásai:
A személyes adatait Ön bocsátja rendelkezésre vagy mi hozzuk létre a folyamat során.
3.5 Az Ön személyes adatait a következő jogalapokon kezeljük:
Azért használjuk fel az Ön személyes adatait, mert (a) az adatkezelés szükséges valamely szerződés (azaz a Külső Ajánlási Program) teljesítéséhez, beleértve (i) a Külső Ajánlási Program végrehajtásával kapcsolatos kapcsolatfelvételhez, (ii) a Külső Ajánlási Program lebonyolításához (többek között az Ön ajánlásának értékelése, az ajánlási jutalom kezelése és kifizetése); vagy (b) nekünk vagy egy harmadik félnek jogos érdeke fűződik ehhez: pl. viták és balesetek kezelése, valamint jogi vagy egyéb szakmai tanácsadás igénybevétele.
3.6 A különleges személyes adatok felhasználása:
Nem használunk különleges személyes adatokat a Külső Ajánlási Program végrehajtása során.
3.7 Ön nem köteles részt venni a Programban, és sem jogszabályi, sem szerződéses kötelezettség nem kötelezi Önt személyes adatok megadására a Külső Ajánlási Programmal kapcsolatban. Ha azonban a megadott adatai elégtelenek, vagy ha nem adja meg a szükséges személyes adatokat, előfordulhat, hogy nem tudjuk megfelelően vagy egyáltalán nem tudjuk feldolgozni a jelentkezését. Az is előfordulhat, hogy nem tudunk eleget tenni jogi kötelezettségeinknek.
4. Az Ön személyes adataihoz és az általunk megosztott információkhoz hozzáférő személyek:
A személyes adatok csak az arra felhatalmazott munkatársak számára lesznek hozzáférhetők, akik olyan pozíciót töltenek be, amelyben munkájuk elvégzéséhez személyes adatokat kell kezelniük (az 1. mellékletben meghatározottak szerint). Ezek a munkatársak csak a „legszűkebb jogosultság” elvének megfelelően kapnak hozzáférést, ami azt jelenti, hogy csak olyan személyes adatokhoz férhetnek hozzá, amelyek a kezelés céljához és a munkájuk elvégzéséhez feltétlenül szükségesek.
Rajtuk kívül csak a következő harmadik felekkel osztjuk meg az Ön személyes adatait az Ön jelentkezésének feldolgozása céljából: (1) az Ön által ajánlott személy, és (2) szükség esetén a szabályozó és
illetékes hatóságok. Csoportunkon belül is megosztjuk a személyes adatokat adminisztratív, számviteli és jelentési célokból.
5. Az Ön adatainak megőrzése:
A személyes adatokat nem tároljuk vagy kezeljük hosszabb ideig, mint amennyi az adatkezelési célok eléréséhez szükséges, illetve mint ahogy azt az alkalmazandó jogszabályok előírják vagy lehetővé teszik. Ennek megfelelően, ha a cél teljesült a személyes adatok egy adott típusával kapcsolatban, a személyes adatokat nem használjuk tovább az adott célra, és ha ugyanazok az adatok más célokra nem relevánsak, a lehető leghamarabb töröljük a vonatkozó személyes adatokat.
Ennek megfelelően az Ön személyes adatait a Külső Ajánlási Program lebonyolításának időtartamára, az Ön által ajánlott Jelölt felvételi eljárásának idejére, valamint a későbbiekben velünk szemben esetlegesen felmerülő követelésekre vonatkozó elévülési idő hosszáig őrizzük meg.
6. Az Ön adatainak tárolási helye:
Az Ön személyes adatainak továbbítása elsősorban az Európai Unió területén belül történik. Ha a személyes adatok továbbítása olyan országba történik, amely alacsonyabb védelemben részesíti a személyes adatokat, mint az Európai Unió irányadó adatvédelmi szabályai által biztosított védelem, akkor a Társaság az adattovábbításra vonatkozó kötelező jogszabályokkal összhangban minden szükséges intézkedést megtesz annak érdekében, hogy az adatátvevő a személyes adatok védelméről az Európai Unió irányadó adatvédelmi szabályainak megfelelően gondoskodjon.
7. Az Ön jogai:
Személyes adataival kapcsolatban számos jog illeti meg Önt. Ezen jogokat a következőkben foglaljuk össze. Felhívjuk figyelmét, hogy az alkalmazandó jogszabályok értelmében ezek a jogok korlátozhatók, például, ha az Ön adatai jogi eljárás során kerülnek felhasználásra. Ha bármilyen kérdése van ezzel kapcsolatban, kérjük, forduljon az adatvédelmi koordinátorhoz (lásd az 1. mellékletet).
a) A hozzáférés és a helyesbítés joga
Ön jogosult arra, hogy hozzáférést kérjen az Önre vonatkozó személyes adatokhoz. Ez magában foglalja a tájékoztatáshoz való jogot arról, hogy Önre vonatkozó személyes adatok feldolgozása folyamatban van-e, milyen személyes adatok feldolgozására kerül sor, és mi a feldolgozás célja. Nem kell átadnunk az Ön személyes adatait, ha ez hátrányosan érintené mások jogait és szabadságait. Önnek joga van továbbá a személyes adatok helyesbítéséhez vagy kiegészítéséhez, ha a személyes adatok pontatlanok vagy hiányosak.
b) A törléshez való jog („az elfeledtetéshez való jog”)
Ön jogosult arra, hogy bizonyos esetekben személyes adatainak törlését kérje, például, ha a személyes adatokra már nincs szükség azokhoz a célokhoz, amelyekhez azokat gyűjtötték, és nincs más jogalap az ilyen adatok feldolgozásának folytatására, ha a feldolgozás jogellenes, vagy ha a személyes adatokat törölni kell annak érdekében, hogy a Társaság eleget tehessen valamely jogi követelménynek. Felhívjuk figyelmét, hogy kérelmét elutasíthatjuk, ha az adatkezelést jogszabály vagy bármely más vonatkozó jogalap engedélyezi vagy írja elő.
c) A tiltakozáshoz és az adatkezelés korlátozásához való jog
Ön jogosult továbbá tiltakozni bizonyos adatkezelések ellen, illetve kérheti a személyes adatok kezelésének korlátozását, például, ha megítélése szerint a személyes adatok nem helyesek, az adatkezelés jogellenes, vagy a Társaságnak már nincs szüksége a személyes adatokra a jelen Tájékoztatóban meghatározott célokból.
d) Az adathordozhatósághoz való jog
Ön jogosult továbbá kérni, hogy az Önre vonatkozó, Ön által megadott személyes adatokat – amennyiben az ilyen személyes adatok kezelése az Ön hozzájárulásával vagy az Ön és a Társaság közötti szerződéssel összhangban történik – strukturált, széles körben használt és géppel olvasható formátumban bocsássák az Ön rendelkezésére, és kérheti továbbá, hogy az ilyen személyes adatokat másik adatkezelőnek továbbítsák, amennyiben ez technikailag megvalósítható.
e)Hogyan élhetek a jogaimmal?
Ha személyes adatainak feldolgozásával kapcsolatban kérelmet kíván benyújtani, kérjük, forduljon az adatvédelmi koordinátorhoz (az 1. mellékletben meghatározottak szerint). Felhívjuk figyelmét, hogy felvesszük Önnel a kapcsolatot és személyazonosságának megerősítését kérjük annak érdekében, hogy személyes adatait ne adhassuk ki illetéktelen személynek, és kérhetjük, hogy bármely intézkedés előtt pontosítsa kérését.
8.Mit tehetek panasz esetén?
Ha bármilyen panasza van a személyes adatok kezelésének módjával kapcsolatban, vagy további tájékoztatást szeretne, kérjük, forduljon az adatvédelmi koordinátorhoz (lásd az 1. mellékletet). Az adatkezeléssel kapcsolatban panaszt tehet az illetékes adatvédelmi felügyeleti hatóságnál is, illetve – a fent említett jogorvoslati lehetőségek sérelme nélkül – bírósági jogorvoslatra is jogosult. A vita hatékony és gyors megoldása érdekében kérjük, hogy panaszát a hatóságok előtt előbb a Társasághoz nyújtsa be.
Miként jár el a Társaság a kérelem beérkezése után?
Miután meggyőződtünk az Ön személyazonosságáról, a személyes adatokkal kapcsolatos kérelmét az alkalmazandó jogszabályoknak megfelelően kezeljük. Felhívjuk figyelmét, hogy még ha Ön tiltakozik is a személyes adatok bizonyos kezelése ellen, akkor is folytathatjuk a kezelést, ha azt a jogszabályok megengedik vagy megkövetelik, például azért, hogy teljesíteni tudjuk a jogi követelményeket, elláthassuk a munkaviszonnyal kapcsolatos teendőket vagy teljesíteni tudjuk az Önnel kötött szerződésből eredő kötelezettségeinket.
Elolvastam és megértettem a személyes adataimnak a Társaság általi kezeléséről szóló fenti Tájékoztatót.
1. MELLÉKLET
- Adatvédelmi koordinátor:
| Név: |
Katona Etelka |
| Elérhetőségeink: |
+36 30 823 0784 |
- Személyes adatok kezelésére jogosult pozíciók:
| Beosztás: |
IT részleg |
| Beosztás: |
HR részleg |
| Beosztás: |
Toborzási részleg |
- Felügyeleti hatóság és elérhetőségei:
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
| cím: |
1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11. |
| postafiók: |
1363 Budapest, Pf. 9. |
| telefon: |
+36 (30) 683-5969; +36 (30) 549-6838; +36 (1) 391 1400 |
| fax: |
+36 (1) 391-1410 |
| e-mail: |
[email protected] |
| honlap: |
http://www.naih.hu/ |
Felhívjuk figyelmét, hogy az Európai Unión belüli nemzeti adatvédelmi hatóságok további elérhetőségei az alábbi weboldal találhatók.
