This document presents the terms and conditions of the Exadel External Referral Program, which is carried out in Poland. The aim of the program is to provide a reward to those who refer a successful candidate to Exadel. A “successful candidate” means a candidate who ends up being hired by Exadel and joins the company. Both (Recommender and Candidate) must be Polish residents or legally located in Poland.

Before submitting a referral to Exadel, you should be ensured that you have the consent of referred individuals to share their personal data with Exadel for further communication and prior evaluation of the candidate.

All personal data of participants on this Program shall be processed in accordance with our Privacy Notes.

This program is applicable to positions as advertised under the “Scope of the External Referral Program”.

For each successful referral, where a candidate is hired and meets all conditions, the amount of the reward for referring a candidate depends on the level of the position for which the candidate has been qualified for by Exadel.

Recommender (“Referrer”). A person who voluntarily participates in the External Referral program by referring eligible friends to become a Candidate.

Candidate (“Referral”). Referral means a Candidate referred by a Recommender. A candidate is a person who is not an existing employee of Exadel and who has given his/her approval for participating in the External Referral Program.

Data controller and Program Owner: Data controller of your personal data and program owner is Exadel Poland SP Z O O Warszawa, 00-688, Emilii Plater 28 (“Exadel”).

Processor: Exadel Inc. provides software tools (website, Greenhouse) for Referral Program and is headquartered in 1340 Treat Blvd., Suite 375, Walnut Creek CA 94597.

All personal data of participants shall be processed in accordance with our Privacy Policy.

1. Scope of the External Referral Program

1. The range of positions at Exadel covered by the External Referral Program includes technical positions only (including Software Engineer, Software Tester Automatic).
2. The External Referral Program does not cover non-tech positions (including Software Tester Manual, PMs, BAs).
3. Exadel may, at its discretion, extend the program to positions other than set out in these Terms and Conditions, e.g. those relating to technological issues for a specific project (e.g. Scrum Master), which will be indicated in the notice of open positions. Any decision in this respect shall rest with Exadel.
4. The External Referral Program covers candidates starting from Middle-level contributors. The Program does not cover the Associate-Level Candidates (junior level).
5. The determining factors for the award are: the position that the candidate is ultimately hired on and the level of experience established during the recruitment process – regardless of the level of experience originally declared, and the position originally applied at.
6. The Referral Program covers positions regardless of the form of employment associated with them(employment contract, civil law contract).
7. Referrals are valid for 3 months from the date of submission.

2. Objective

The External Referral program offers a one-time referral payment to persons unaffiliated with Exadel, to help Exadel attract, hire, and retain the very best talent.

3. Eligibility

1. Referral awards can be granted to any Recommender who meets the conditions described in this Policy.
2. Recommender and Candidate must be Polish residents or legally located in Poland.
3. Recommenders under the External Referral Program can only be persons not currently employed by Exadel on the basis of an employment contract or persons cooperating with Exadel on the basis of civil law contracts.
4. Minors or other persons who do not have full legal capacity cannot be Recommenders.
5. Staffing/recruiting agencies or recruitment consultants are not eligible to participate in the Program.
6. Exadel reserves the right to exclude from the program any person who sends the candidate’s data without his/her knowledge or consent or otherwise violates these Terms and Conditions – and to prohibit such a person from receiving the award.
7. After your Candidate has successfully passed the probationary period, you will be asked to fill out a questionnaire with your personal data. Personal data is needed for the purpose of creating a personal income tax settlement and making the referral program payment. This settlement must be included in your tax declaration for other income that you are obliged to take into account in the annual tax return. PIT settlement will be delivered before 31st January to an address you provided in a questionnaire.
8. In order to lawfully process the information, including Referrer’s personal data, provided by the Recommender, Exadel also provides the Candidate with the relevant data processing clause, which constitutes the website form and Appendix #1.

4. Non-eligible candidates

You will not be eligible for an external referral payment if the candidate you refer falls under any of the following categories:

• Self-referral: You are recommending yourself for the role (you cannot recommend yourself);
• Previously referred candidate: The candidate has already been referred by a current Exadel employee;
• Current applicant to Exadel: This includes individuals who have applied to Exadel within the last 3 months;
• Rejected candidate: The candidate has been rejected in the last 6 months;
• Recent or current contractor, temporary worker, payrollee, or consultant;
• Former Exadel employee;
• Family member of a current Exadel employee;
• Candidates who do not meet the required qualifications or experience for the position;
• Candidates who have a conflict of interest with Exadel or its clients;
• Candidates who do not have the legal right to work in the country where the position is located;
• Candidates who have previously violated Exadel’s code of conduct or ethics policies.

Please note that referral payments will not be made for candidates who meet any of the above criteria.

5. Process to refer candidates

To refer candidates for potential positions at Exadel, please follow the steps outlined below:

1. Submission Method: All candidate information must be submitted through the Exadel website at https://careers.exadel.com/. Candidates recommended through any other means, without providing all the required information, or without proper identification, will not be eligible for the referral program.
2. Required Information: To be eligible for an external referral bonus, you must provide the following information at the time of your initial submission:
   • Your name and contact information (phone number and email address);
   • The full name of the potential candidate;
   • The contact information of the potential candidate (phone number and email address);
   • The requisition number(s) to which you are referring the potential candidate.
3. Status Updates: The Exadel recruiter will communicate status updates on the candidate’s hiring process to the recommender via email.
4. Candidate Data:
   • CV Submission: If the candidate expresses interest in participating in the recruitment process, they are required to send their full CV to Exadel;
   • Consent and Data Processing: Upon receiving a referral, Exadel will provide the candidate with information regarding the processing of their personal data. This information can be found in Appendix #1. Exadel will confirm the candidate’s interest in participating in the recruitment process and obtaining complete data;
   • Unauthorized Data Submission: If it is discovered that a candidate’s data has been submitted without their knowledge and/or consent, Exadel will immediately cease processing the data for recruitment purposes.
5. Multiple Recommendations: Recommenders are welcome to recommend more than one person for the program. Additionally, multiple candidates can be recommended for a single position.

6. Payment terms

1. Exadel will process the external referral bonus within 30 days after the referred employee completes the 3 month probation period.
2. Exadel shall pay a one-time external referral payment in the amount 4000 PLN Gross for Middle position, 5500 PLN Gross for Senior position and 6500 PLN Gross for Lead position.
3. To be eligible for participation in the program, the referred candidate must meet the following criteria:
   • Acknowledge that they were referred by the recommender;
   • Be hired for a position eligible for the external referral program;
   • Not have been previously referred by anyone else. The first referrer will be considered the eligible recommender;
   • Not have been rejected by Exadel within the last 3 months prior to the referral;
   • Not have submitted an application for the position themselves prior to the referral;
   • Be actively employed by Exadel at the time the external referral bonus is to be paid.
4. The recommender must complete the form provided in Recommender’s personal data within 30 days of the request. Failure to provide the required information within this timeframe may result in the expiration of the referral award. Exadel may request additional information for payment processing, and failure to provide such information may cause a delay or cancellation of the reward payment.
5. The referral award for a specific candidate will be granted once the referred person completes three months of continuous work. Upon fulfilling this condition and submitting the signed questionnaire in Recommender’s personal data, the recommender is entitled to receive their award.
6. If the referred person is absent for at least 10 working days during the probation period, the probation period will be extended by the duration of their absence, unless Exadel decides otherwise.
7. The referral award will be transferred to the recommender within 30 days after meeting the conditions outlined in § 6. The recommender must provide the account details for the transfer, including the bank account number, the name of the holder, and, if applicable, the IBAN or SWIFT number.
8. The Recommender shall be provided a relevant tax return for the year in which indicate the referral award. The Recommender who made an external referral is fully responsible for the filing of any other relevant tax documentation, as well as the payment of tax for the award received based on the Referral Program.
9. All referral reward amounts will be made in local national currency of the location of hire and are subject to applicable local taxes, where applicable. However, unless stipulated otherwise, it is the referrer’s responsibility to report this bonus to the relevant tax authority, if required. In other words, if any tax expense arises out of this bonus payment, the referrer/recipient is solely responsible to settle it without any further involvement from Exadel.

Appendix #1

Information clause on processing of Candidate’s personal data

Your basic personal data has been provided to us by the person who referred you for a position at Exadel Poland sp. z o.o. and who confirmed that you are interested in such a candidacy.

The scope of the Candidate’s personal data shared with us is:

• Name and surname;
• Email address;
• English level;
• Location;
• Linkedin account (optional);
• Phone number (optional).

Information clause: According to the art. 13 paragraph 1 and 2 of the General data protection regulation (GDPR) we inform that:

Data controller: Data controller of your personal data is Exadel Poland SP Z O O Warszawa, 00-688, Emilii Plater 28 tel. +48 22 630 32 30.

Processor: Exadel Inc. provides software tools (website, Greenhouse) for Referral Program and is headquartered in 1340 Treat Blvd., Suite 375, Walnut Creek CA 94597.

Purposes and legal basis of processing: Your data will be processed in order to concluding the employment contract (art. 6 point 1 letter b of the General Data Protection Regulation) during recruitment and all information about processing personal data will be provided for candidate at the first contact with him.

Niniejszy dokument zawiera warunki Zewnętrznego Programu Rekomendacji Exadel obowiązującego w Polsce. Nagroda przyznawana jest osobie, która dokona rekomendacji, polecając pożądanego kandydata firmie. Poprzez „pożądanego kandydata” rozumie się zarekomendowaną osobę, która z sukcesem ukończy okres próbny i zostanie zatrudniona przez Exadel. Zarówno Kandydat, jak i Osoba Rekomendująca muszą być obywatelami, bądź legalnymi rezydentami przebywającymi na terytorium Polski.

Poprzez złożenie rekomendacji, potwierdza się uzyskanie zgody kandydata na udostępnienie ich danych (w tym CV) Exadel.

Wszelkie dane osób uczestniczących w Programie będą przetwarzane zgodnie ze wskazaniami w naszej Nocie dot. Polityki Prywatności.

Zasady programu mają zastosowanie wobec stanowisk promowanych w ramach „Zakresu Zewnętrznego Programu Rekomendacji”. Kwota nagrody za skuteczne polecenie zatrudnionego kandydata, który spełnia wszelkie wymagania stanowiska, będzie zależna od ostatecznego poziomu stanowiska, na które zakwalifikuje kandydata Exadel.

Rekomendujący (“Polecający”). Osoba dobrowolnie uczestnicząca w Zewnętrznym Programie Rekomendacji poprzez polecenie znanej sobie osoby na otwarte stanowisko.

Kandydat (“„Polecony”). Osoba polecona na otwarte stanowisko pracy przez Rekomendującego. Za Kandydata rozumie się osobę, która nie jest obecnie pracownikiem Exadel i wyraziła zgodę na uczestniczenie w Programie Rekomendacji.

Administrator Danych oraz Właściciel Programu: Zarządzającym danymi osobowymi udostępnionymi w ramach programu oraz jego właścicielem jest firma Exadel Poland S.p. z.o.o z siedzibą na ul. Emilii Plater 28, 00-688, Warszawa, Polska (“Exadel”).

Procesujący: Oprogramowanie przetwarzające dane niezbędne dla Programu Rekomendacji dostarczane jest przez Exadel Inc. z siedzibą główną 1340 Treat Blvd, suite 375, Walnut Creek, 94597 CA, USA.

Wszelkie dane osób uczestniczących w Programie będą przetwarzane zgodnie z obowiązującą Polityką Prywatności.

1. Zakres Zewnętrznego Programu Rekomendacji

1. Zakres stanowisk podlegających Zewnętrznemu Programowi Rekomendacji zawiera wyłącznie stanowiska techniczne (włącznie ze stanowiskami Software Engineer, Software Tester Automatic).
2. W zakres programu nie będą wchodzić stanowiska nietechniczne (włącznie ze stanowiskami Software Tester Manual, PM, BA).
3. Exadel zastrzega sobie prawo do rozszerzenia zakresu Programu wedle uznania, włączając w jego zakres stanowiska inne, niż te określone w Regulaminie, przykładowo stanowiska związane z zagadnieniami technicznymi danego projektu (e.g, . Scrum Master). Informacja ta będzie wskazana w ogłoszeniu o otwartym stanowisku.
4. W zakres Programu wchodzą stanowiska od poziomu Middle. Programem nie będą objęte stanowiska na poziomie Associate/Junior.
5. Czynnikami decydującymi o przyznaniu nagrody są kolejno: ostateczna pozycja, na którą zostanie zatrudniony Kandydat oraz poziom jego doświadczenia określone w procesie rekrutacji — bezwzględnie od zadeklarowanego poziomu i pierwotnego stanowiska, na które aplikował Kandydat.
6. Zakres Programu Rekomendacji obejmuje stanowiska bez względu na powiązaną z nimi formę zatrudnienia (umowa o pracę, umowa cywilnoprawna).
7. Rekomendacje w ramach programu są ważne przez 3 miesiące od ich złożenia.

2. Cel

Zewnętrzny Program Rekomendacji oferuje jednorazową płatność za polecenie osobom niezwiązanym z Exadel, w celu zwiększenia atrakcyjności firmy na rynku pracy oraz pozyskania najlepszych specjalistów.

3. Zasady kwalifikacji

1. Nagroda za polecenie może być przyznana każdemu Rekomendującemu, który spełnia warunki określone w niniejszych zasadach.
2. Rekomendujący oraz Kandydat muszą być obywatelami, bądź legalnymi rezydentami przebywającymi na terytorium Polski.
3. Rekomendującymi w Programie Zewnętrznej Rekomendacji mogą być jedynie osoby, które nie są obecnie zatrudnione przez Exadel na podstawie umowy o pracę oraz nie współpracują z firmą na zasadzie innej umowy cywilnoprawnej.
4. Rekomendującymi nie mogą być osoby niepełnoletnie, bądź osoby nieposiadające pełnej osobowości prawnej.
5. W programie nie mogą uczestniczyć pracownicy i konsultanci agencji rekrutacyjnych.
6. Exadel zastrzega sobie prawo do wykluczenia z Programu i możliwości otrzymania nagrody osób, które zgłaszają Kandydata bez jego wiedzy, bądź w inny sposób naruszają regulamin i zasady Programu.
7. Po pomyślnym ukończeniu okresu próbnego przez Kandydata, Rekomendujący zostanie poproszony o wypełnienie kwestionariusza dot. danych osobowych. Dane osobowe będą niezbędne do przekazania nagrody za rekomendację oraz stworzenia odpowiednich formularzy podatkowych. Otrzymana nagroda musi być wskazana w deklaracji podatkowej jako przychód z innych źródeł. Odpowiednie formularze PIT zostaną wysłane na adres wskazany w kwestionariuszu do 31 stycznia danego roku.
8. W celu przetwarzania informacji (włącznie z danymi osobowymi Rekomendującego), Exadel udostępnia Kandydatowi właściwe klauzule dot. przetwarzania danych, załączone do dokumentu jako formularza na stronie i Załącznik #1.

4. Kandydaci niekwalifikujący się

Nagroda za zewnętrzną rekomendację nie będzie możliwa w przypadku kiedy kandydatura stanowi:

• Samo-polecenie (rekomendowanie siebie samego na dane stanowisko),
• Polecenie kandydata rekomendowanego wcześniej przez obecnego pracownika Exadel
• Polecenia kandydata, który już jest w toku aplikacji, bądź brał w niej udział w przeciągu ostatnich 3 miesięcy
• Polecenie kandydata, którego aplikacja została odrzucona w przeciągu ostatnich 6 miesięcy
• Polecenie obecnego bądź niedawnego pracownika, pracownika tymczasowego, konsultanta czy kontrahenta Exadel
• Polecenie kandydata, który w przeszłości pracował w Exadel
• Polecenie kandydata będącego członkiem rodziny obecnego pracownika Exadel
• Polecenie kandydata niespełniającego wymagań stanowiska i nieposiadającego adekwatnego doświadczenia
• Polecenie kandydata stanowiące konflikt interesów Exadel bądź klientów firmy
• Polecenie kandydata nieposiadającego prawa do pracy na terytorium kraju, w którym prowadzony jest nabór na dane stanowisko
• Polecenie kandydata, który w przeszłości naruszył kodeks postępowania bądź wartości etyczne uznawane przez Exadel.

Nagroda za zewnętrzną rekomendację nie będzie przyznawana w żadnym z powyższych przypadków.

5. Proces złożenia rekomendacji

1. Rekomendacja wraz z informacjami kandydata powinna być złożona poprzez witrynę https://careers.exadel.com. Kandydatury przesłane w inny sposób bądź niezawierające kompletu niezbędnych danych NIE BĘDĄ kwalifikowane do nagrody.
2. Aby rekomendacja kwalifikowała się do możliwości otrzymania nagrody za polecenie zewnętrzne, musi ona zawierać poniższe dane:
   • Imię, nazwisko i dane kontaktowe (numer telefonu oraz adres email) osoby rekomendującej
   • Pełne imię i nazwisko kandydata na stanowisko
   • Dane kontaktowe (numer telefonu oraz adres email) kandydata na stanowisko
   • Numer referencyjny ogłoszenia o otwartej pozycji, na którą rekomendowany jest kandydat.
3. Rekruter Exadel będzie informował Rekomendującego o przebiegu procesu rekrutacji kandydata za pomocą wiadomości email.
4. Dane kandydata:
   • Kandydat zainteresowany udziałem w procesie rekrutacji będzie musiał przekazać swoje aktualne CV.
   • Po otrzymaniu rekomendacji Exadel w pierwszej kolejności przekaże Kandydatowi informacje dotyczące przetwarzania jego danych osobowych, załączone do poniższego dokumentu jako Załącznik #1 oraz zweryfikuje chęć Kandydata do uczestniczenia w procesie rekrutacji i udostępnienia kompletu niezbędnych danych.
   • W przypadku odkrycia, że dane Kandydata zostały udostępnione w ramach rekomendacji bez jego wiedzy i zgody, Exadel w trybie natychmiastowym zaprzestanie przetwarzania w.w danych w celach rekrutacyjnych.
5. Rekomendujący może polecić więcej niż jedną osobę, również na to samo stanowisko.

6. Zasady wypłaty nagrody

1. Exadel przetworzy wypłatę nagrody za zewnętrzne polecenie w ciągu 30 dni od pomyślnego ukończenia okresu próbnego przez rekomendowanego Kandydata.
2. Płatność nagrody za zewnętrzne polecenie będzie jednorazowa, w kwocie 4000 PLN brutto za stanowiska na pozycji Middle, 5500 PLN brutto za stanowiska na pozycji Senior oraz 6500 PLN brutto za stanowiska na pozycji Lead.
3. Aby rekomendacja została uznana za kwalifikowalną do otrzymania nagrody, rekomendowany Kandydat musi spełniać poniższe warunki:
   • Potwierdzić, że został polecony przez osobę rekomendującą;
   • Zostać zatrudniony na obecnie otwarte stanowisko podlegające pod Program,
   • Nie być uprzednio polecony przez inną osobę — w tym przypadku, jedynie pierwsza rekomendacja kwalifikuje się do nagrody,
   • Nie być odrzuconym przez Exadel z procesu rekrutacji w ciągu 3 miesięcy przed rekomendacją,
   • Nie aplikować na stanowisko samodzielnie przed rekomendacją,
   • Być aktywnym pracownikiem Exadel w okresie wypłaty należnej nagrody.
4. Osoba rekomendująca musi wypełnić formularz, którego wzór dołączony jest do niniejszego dokumentu jako Nocie dot. Polityki Prywatności w ciągu 30 dni od pojawienia się żądania. Brak wypełnienia formularza i udostępnienia informacji w tym zakresie czasu będzie skutkował anulacją nagrody. Exadel zastrzega sobie prawo do zapytania o pozostałe dane konieczne do dokonania płatności — brak ich przekazania może skutkować anulacją, bądź opóźnieniem wypłaty nagrody.
5. Wypłata nagrody za skuteczne polecenie kandydata zależna jest od decyzji o przedłużeniu współpracy z kandydatem po ukończeniu 3 konsekutywnych miesięcy pracy. Po pomyślnym przedłużeniu umowy i złożeniu podpisanego kwestionariusza dostępnego jako Nocie dot. Polityki Prywatności, dana osoba jest uprawniona do wystawienia stosownego dokumentu (np. rachunku).
6. W przypadku nieobecności zatrudnionego kandydata przez przynajmniej 10 dni roboczych w trakcie okresu próbnego (bez względu na powód nieobecności), okres próbny będzie przedłużony o adekwatną ilość dni, chyba że Exadel postanowi inaczej.
7. Nagroda za rekomendację zewnętrzną będzie przekazana w ciągu 30 dni od spełnienia wymogów określonych w § 6, pod warunkiem przekazana przez osobę rekomendującą danych dotyczących konta wypłaty (w szczególności numer konta, dane odbiorcy, oraz jeśli wymagane, numer IBAN bądź SWIFT).
8. Rekomendujący otrzyma odpowiednie formularze PIT aktualne za rok podatkowy, w którym została wypłacona nagroda. Rekomendujący jest w pełni odpowiedzialny za wypełnienie niezbędnych kwestionariuszy podatkowych oraz opłacenia kwoty podatku za otrzymaną nagrodę.
9. Wszelkie wypłaty będą dokonane w walutach narodowych kraju, w którym doszło do zatrudnienia Kandydata, tym samym mogą podlegać odpowiedniemu opodatkowaniu. O ile nie zostanie wskazane inaczej, obowiązek zgłoszenia otrzymanej kwoty do urzędu podatkowego (jeśli wymaga tego lokalne prawo) leży na Rekomendującym. W innych słowach, jeśli dojdzie do wystąpienia obowiązku podatkowego, spełnienie jego zasad powinno być w pełni wykonane przez Rekomendującego/Odbiorcę Nagrody , bez konieczności dodatkowych działań Exadel.

Załącznik #1

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych Kandydata

Twoje podstawowe dane osobowe zostały nam przekazane przez osobę rekomendującą cię na stanowisko pracy w Exadel Sp.z.o.o, która potwierdziła jednocześnie twoje zainteresowanie kandydaturą.

Zakres przekazanych nam danych stanowi:

1. Twoje imię i nazwisko,
2. Twój adres e-mail,
3. Poziom twojej znajomości języka angielskiego,
4. Miejsce stałego pobytu,
5. Adres twojego profilu na LinkedIn (opcjonalnie),
6. Twój numer telefonu (opcjonalnie).

Jeśli zdecydujesz się przekazać nam Twoje CV, prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami:

Klauzula informacyjna: Zgodnie z art. 13, paragraf 1 i 2 Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO/GDPR), informujemy, że:

Administrator danych: Administratorem twoich danych osobowych jest Exadel Poland SP Z O O , Warszawa, 00-688, Emilii Plater 28, tel. +48 22 630 32 30.

Procesujący: Oprogramowanie przetwarzające dane niezbędne dla Programu Rekomendacji dostarczane jest przez Exadel Inc. z siedzibą główną 1340 Treat Blvd, suite 375, Walnut Creek, 94597 CA, USA.

Cel i podstawa prawna: Twoje dane będą przetwarzane dla potrzeb niezbędnych do realizacji kontraktu (zgodnie z art. 6 p. 1b Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych RODO/GDPR), oraz w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze danych (art. 6 p. 1c Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych RODO/GDPR) na podstawie art. 74 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r).